Obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego dotyczy nie tylko podmiotów leczniczych, ale również praktyk zawodowych – zarówno indywidualnych, jak i grupowych.
Ustawa przewiduje jednak wyjątek dotyczący lekarzy, pielęgniarek oraz fizjoterapeutów wykonujących działalność leczniczą w formie indywidualnej albo indywidualnej specjalistycznej praktyki wyłącznie w zakładzie leczniczym, na podstawie umowy zawartej z podmiotem leczniczym prowadzącym ten zakład – pod warunkiem, że w ramach praktyki nie prowadzi się obserwacji pomieszczeń.
Co powinien zawierać regulamin organizacyjny praktyki zawodowej?
Zakres informacji, które powinny znaleźć się w regulaminie organizacyjnym praktyki zawodowej, nie jest tak rozbudowany, jak w przypadku podmiotów leczniczych.
Regulamin organizacyjny praktyki zawodowej powinien zawierać co najmniej:
1) firmę;
2) cele i zadania;
3) rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych;
4) miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych;
5) wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej;
6) wysokość opłaty wysokość opłat za świadczenia zdrowotne, które mogą być udzielane za częściową albo całkowitą odpłatnością;
Warto jednak rozważyć rozszerzenie regulaminu również o dodatkowe kwestie organizacyjne, które ułatwią codzienne funkcjonowanie praktyki oraz uporządkują zasady udzielania świadczeń, jak na przykład zasady udostępniania dokumentacji medycznej.
W jaki sposób wprowadzić regulamin organizacyjny?
W przypadku indywidualnej praktyki zawodowej wprowadzenie regulaminu organizacyjnego polega zasadniczo na przygotowaniu dokumentu i jego podpisaniu przez osobę wykonującą działalność leczniczą.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku grupowych praktyk zawodowych. W takim przypadku warto uregulować kwestię ustanawiania oraz zmiany regulaminu organizacyjnego w umowie łączącej osoby wykonujące działalność w ramach praktyki grupowej. Jeśli umowa spółki jest już zawarta, by ustalić procedurę wprowadzania lub zmiany regulaminu należy przeanalizować jej treść. Często wprowadzenie regulaminu organizacyjnego wymaga podjęcia odpowiedniej uchwały przez wspólników lub spełnienia innych wymogów przewidzianych w umowie spółki.
Najczęstsze błędy dotyczące regulaminów organizacyjnych praktyk zawodowych
Regulamin organizacyjny jest jednym z podstawowych dokumentów związanych z wykonywaniem działalności leczniczej i podlega kontroli m. in. ze strony organu rejestrowego. Mimo to w praktyce często traktowany jest wyłącznie jako formalność.
Jednym z najczęstszych błędów jest kopiowanie regulaminu od innej osoby prowadzącej praktykę zawodową. Dokument powinien być dostosowany do rzeczywistego zakresu świadczeń oraz sposobu wykonywania działalności leczniczej. Regulamin organizacyjny przygotowany dla innej praktyki może nie odpowiadać faktycznemu modelowi pracy i zawierać rozwiązania, które w ogóle nie znajdują zastosowania w naszej praktyce.
Warto również pamiętać o regularnej aktualizacji regulaminu organizacyjnego. Zmiana miejsca udzielania świadczeń, zakresu udzielanych świadczeń czy wysokości opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej powinny znaleźć odzwierciedlenie w treści dokumentu.
Dobrze przygotowany i aktualny regulamin organizacyjny nie tylko pozwala spełnić obowiązki ustawowe, ale także porządkuje zasady funkcjonowania praktyki zawodowej oraz ogranicza ryzyko wykazania nieprawidłowości podczas kontroli.
Jeżeli wykonują Państwo działalność leczniczą w formie praktyki zawodowej i potrzebują wsparcia w przygotowaniu lub aktualizacji regulaminu organizacyjnego, zapraszam do kontaktu.
Wspieram lekarzy, pielęgniarki, fizjoterapeutów w opracowywaniu dokumentacji dostosowanej do obowiązujących przepisów oraz specyfiki prowadzonej działalności leczniczej.
O Autorce:
Anna Ślefarska-Sarapata – radca prawny, członkini Okręgowej Izby Radców Prawnych w Krakowie oraz absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Specjalizuje się w prawie medycznym, kompleksowej obsłudze prawnej sektora ochrony zdrowia oraz zapewnianiu bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorcom z branży estetycznej i beauty. Na co dzień realizuje audyty, wdraża regulaminy organizacyjne i procedury RODO oraz zapewnia bieżące wsparcie prawne dla podmiotów leczniczych, gabinetów lekarskich, osób wykonujących zawody medyczne oraz salonów kosmetycznych. Autorka specjalistycznych artykułów publikowanych na ogólnopolskich portalach prawno-gospodarczych, w tym ekspert portalu INFOR.pl. Na co dzień prowadzi indywidualną Kancelarię Radcy Prawnego Anny Ślefarskiej-Sarapaty w Kielcach, świadcząc usługi stacjonarnie oraz w formie doradztwa online dla klientów z całej Polski.