Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego to najważniejszy dokument w działalności podmiotu leczniczego. Stworzenie regulaminu to istotny etap w przypadku założenia nowej placówki medycznej, dlatego warto poświęcić czas na opracowanie dokumentu dopasowanego do rzeczywistych potrzeb danej organizacji.
Jakie podmioty są zobowiązane do posiadania regulaminu organizacyjnego?
Obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego dotyczy wszystkich podmiotów wykonujących działalność leczniczą – nie tylko szpitali czy wielospecjalistycznych przychodni. Ustawa przewiduje jedynie nieliczne wyjątki od tej zasady.
Z obowiązku tworzenia regulaminu organizacyjnego zwolnieni są lekarze, pielęgniarki oraz fizjoterapeuci wykonujący działalność leczniczą w formie indywidualnej albo indywidualnej specjalistycznej praktyki wyłącznie w zakładzie leczniczym, na podstawie umowy zawartej z podmiotem leczniczym prowadzącym ten zakład – pod warunkiem, że w ramach tych praktyk nie prowadzi się obserwacji pomieszczeń.
Co powinien zawierać regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego?
Regulamin organizacyjny powinien określać sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych, które nie zostały uregulowane w ustawie lub statucie podmiotu. Przy jego opracowywaniu należy uwzględnić specyfikę danej placówki medycznej, w szczególności jej wielkość, rodzaj udzielanych świadczeń oraz formę prawną.
Ustawa określa minimalny zakres informacji, które powinny znaleźć się w regulaminie organizacyjnym podmiotu wykonującego działalność leczniczą. Regulamin powinien zawierać co najmniej:
1) firmę albo nazwę podmiotu;
2) cele i zadania podmiotu;
3) strukturę organizacyjną zakładu leczniczego;
4) rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych;
5) miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych;
6) przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń;
7) organizację i zadania poszczególnych jednostek lub komórek organizacyjnych zakładu leczniczego oraz warunki współdziałania tych jednostek lub komórek;
8) warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych;
9) wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej
10) organizację procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat;
11) wysokość opłaty za przechowywanie zwłok pacjenta przez okres dłuższy niż 72 godziny od osób lub instytucji uprawnionych do pochowania zwłok (nie dotyczy to podmiotów, które udzielają wyłącznie świadczeń ambulatoryjnych)
12) wysokość opłat za świadczenia zdrowotne, które mogą być udzielane za częściową albo całkowitą odpłatnością;
13) sposób kierowania jednostkami lub komórkami organizacyjnymi zakładu leczniczego.
Jeżeli w podmiocie leczniczym prowadzona jest obserwacja pomieszczeń przy użyciu urządzeń umożliwiających rejestrację obrazu, regulamin organizacyjny powinien określać sposób jej prowadzenia.
Powyższe elementy stanowią jedynie ustawowe minimum. W regulaminie organizacyjnym warto zawrzeć również inne postanowienia, które mają istotne znaczenie dla funkcjonowania danej placówki medycznej.
Jak wprowadzić regulamin organizacyjny w placówce medycznej?
Ustalenie regulaminu organizacyjnego należy do obowiązków kierownika podmiotu leczniczego. Sposób jego wprowadzenia jest jednak ściśle związany z formą prawną danego podmiotu. Przykładowo, w przypadku podmiotów, dla których organem tworzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, kwestie dotyczące procedury tworzenia i opiniowania regulaminu mogą wynikać ze statutu. Z kolei w przypadku działalności prowadzonej w formie spółki handlowej, odpowiednie postanowienia mogą znajdować się w umowie spółki.
Przed wdrożeniem regulaminu organizacyjnego warto więc przeanalizować obowiązujące w podmiocie wewnętrzne akty prawne, aby prawidłowo przeprowadzić całą procedurę.
Praktyczne wskazówki
Nie warto tworzyć regulaminu organizacyjnego poprzez kopiowanie dokumentów udostępnionych przez inne placówki medyczne. Regulamin powinien odzwierciedlać rzeczywistą strukturę oraz sposób funkcjonowania konkretnego podmiotu leczniczego, a nie organizacji o zupełnie innej skali działalności czy profilu świadczeń.
Niedopasowany regulamin organizacyjny często funkcjonuje wyłącznie „na papierze” – w praktyce nie jest pomocny ani dla personelu, ani dla pacjentów. Tymczasem celem tego dokumentu powinno być realne uporządkowanie zasad działania placówki.
Po opracowaniu regulaminu warto zadbać o jego regularną weryfikację i aktualizację. Tylko aktualny dokument będzie skutecznie spełniał swoje funkcje.
Na koniec warto podkreślić, że regulamin organizacyjny jest jednym z podstawowych dokumentów analizowanych podczas kontroli prowadzonych w podmiotach leczniczych. Nieprawidłowości w jego treści – a tym bardziej brak regulaminu – mogą prowadzić do dotkliwych konsekwencji dla podmiotu leczniczego, w tym finansowych.
Jeżeli prowadzą Państwo podmiot leczniczy lub planują rozpoczęcie działalności leczniczej i potrzebują wsparcia prawnego w przygotowaniu regulaminu organizacyjnego zapraszam do kontaktu. Pomagam tworzyć dokumentację zgodną z obowiązującymi przepisami oraz realiami funkcjonowania podmiotów leczniczych.
O Autorce:
Anna Ślefarska-Sarapata – radca prawny, członkini Okręgowej Izby Radców Prawnych w Krakowie oraz absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Specjalizuje się w prawie medycznym, kompleksowej obsłudze prawnej sektora ochrony zdrowia oraz zapewnianiu bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorcom z branży estetycznej i beauty. Na co dzień realizuje audyty, wdraża regulaminy organizacyjne i procedury RODO oraz zapewnia bieżące wsparcie prawne dla podmiotów leczniczych, gabinetów lekarskich, osób wykonujących zawody medyczne oraz salonów kosmetycznych. Autorka specjalistycznych artykułów publikowanych na ogólnopolskich portalach prawno-gospodarczych, w tym ekspert portalu INFOR.pl. Na co dzień prowadzi indywidualną Kancelarię Radcy Prawnego Anny Ślefarskiej-Sarapaty w Kielcach, świadcząc usługi stacjonarnie oraz w formie doradztwa online dla klientów z całej Polski.