Szybkie podsumowanie: Co do zasady indywidualna praktyka fizjoterapeutyczna prowadzona we własnym gabinecie lub wyłącznie w miejscu wezwania pacjenta ma obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego, jednak jego zakres jest uproszczony w porównaniu do dużych podmiotów leczniczych (zgodnie z art. 24 ust. 3 Ustawy o działalności leczniczej). Jedyny ustawowy wyjątek zwalniający z tego obowiązku (wynikający z art. 23 ust. 2) dotyczy sytuacji, gdy fizjoterapeuta wykonuje działalność wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym i nie prowadzi tam określonej w ustawie obserwacji pomieszczeń. Precyzyjne rozróżnienie tych form pozwala ograniczyć ryzyko błędów formalnych i właściwie dostosować dokumentację organizacyjną do formy prowadzonej praktyki.
Regulamin organizacyjny w praktyce fizjoterapeutycznej – zasady ogólne
Zgodnie z art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, sprawy dotyczące sposobu i warunków udzielania świadczeń zdrowotnych przez podmiot wykonujący działalność leczniczą określa regulamin organizacyjny.
- Podmiot wykonujący działalność leczniczą to kategoria szeroka, obejmująca zarówno podmioty lecznicze (np. spółki z o.o., przychodnie), jak i fizjoterapeutów wykonujących zawód w ramach praktyk zawodowych.
- Praktyka zawodowa (w tym indywidualna praktyka fizjoterapeutyczna) nie jest podmiotem leczniczym w rozumieniu ustawy, lecz odrębną formą wykonywania zawodu wpisaną do rejestru.
- Mimo że praktyka zawodowa nie jest podmiotem leczniczym, przepis art. 23 ust. 1 w połączeniu z art. 24 ust. 3 ustawy wprost odnosi się do obowiązku ustalenia regulaminu organizacyjnego przez praktyki zawodowe, nadając mu jednak charakter uproszczony.
Trzy formy indywidualnej praktyki fizjoterapeutycznej a obowiązek regulaminu
Ustawa przewiduje odmienne reżimy prawne w zależności od tego, w jakiej formule fizjoterapeuta świadczy usługi. Oto szczegółowe zestawienie:
1. Indywidualna praktyka fizjoterapeutyczna prowadzona w gabinecie
Jeżeli fizjoterapeuta prowadzi własny gabinet (lub lokal), w którym przyjmuje pacjentów, ma obowiązek posiadać regulamin organizacyjny. Regulamin ten nie musi zawierać wszystkich elementów wymaganych od wielooddziałowych szpitali czy przychodni (wyłączono m.in. niektóre szczegółowe punkty z art. 24 ust. 1 pkt 3, 6–8, 11 i 13 na mocy art. 24 ust. 3), jednak wciąż musi określać m.in. nazwę praktyki, cele i zadania, rodzaj działalności, miejsce udzielania świadczeń, organizację procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat oraz wysokość opłat za świadczenia komercyjne.
2. Indywidualna praktyka fizjoterapeutyczna wyłącznie w miejscu wezwania
Fizjoterapeuta świadczący usługi wyłącznie z dojazdem do pacjenta (w miejscu jego pobytu) również nie jest automatycznie zwolniony z posiadania regulaminu organizacyjnego na podstawie art. 23 ust. 2. Zakres regulaminu powinien zostać dostosowany do specyfiki działalności prowadzonej wyłącznie w miejscu wezwania, z uwzględnieniem informacji wymaganych przez art. 24 ust. 1 ustawy, które mają zastosowanie do praktyk zawodowych.
3. Indywidualna praktyka fizjoterapeutyczna wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy
W przypadku indywidualnej praktyki fizjoterapeutycznej jest to forma objęta ustawowym wyjątkiem. Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej, obowiązku ustalania regulaminu organizacyjnego nie stosuje się do praktyk zawodowych wykonywanych wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym, o ile w ramach tej praktyki nie prowadzi się obserwacji pomieszczeń przy użyciu urządzeń monitorujących w sposób określony w ustawie. W takiej sytuacji całą strukturą organizacyjną zarządza główny podmiot leczniczy, u którego fizjoterapeuta świadczy usługi.
Tabela podsumowująca: Forma praktyki a regulamin organizacyjny
| Forma praktyki fizjoterapeutycznej | Obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego |
| Indywidualna praktyka w gabinecie | Co do zasady tak (w wersji uproszczonej) |
| Indywidualna praktyka wyłącznie w miejscu wezwania | Co do zasady tak (dostosowana do mobilnego charakteru) |
| Indywidualna praktyka wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym | Wyjątek ustawowy (zwolnienie na podstawie art. 23 ust. 2, przy spełnieniu warunków) |
| Grupowa praktyka fizjoterapeutyczna | Co do zasady tak (z zakresem uproszczonym na podstawie art. 24 ust. 3) |
Jak wygląda kwestia wpisu do rejestru?
Praktyki zawodowe fizjoterapeutów podlegają obowiązkowi wpisu do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL). Zgodnie z art. 106 ust. 1 pkt 4 Ustawy o działalności leczniczej, organem prowadzącym rejestr w odniesieniu do praktyk zawodowych fizjoterapeutów jest Krajowa Rada Fizjoterapeutów (KRF).
Regulamin organizacyjny a regulamin gabinetu, RODO i dokumentacja medyczna
Częstym błędem jest traktowanie innych dokumentów jako zamiennika regulaminu organizacyjnego. Należy pamiętać, że są to odrębne obowiązki prawne:
- Regulamin organizacyjny to dokument wymagany ustawą o działalności leczniczej (o charakterze strukturalnym i porządkowym).
- Regulamin gabinetu / zasady rezerwacji: Dokument handlowy/porządkowy (np. zasady odwoływania wizyt na 24h przed terminem), który może funkcjonować dodatkowo, ale nie zastępuje regulaminu organizacyjnego tam, gdzie jest on wymagany.
- Dokumentacja medyczna oraz obowiązki związane z ochroną danych osobowych: prowadzenie dokumentacji medycznej oraz zapewnienie zgodnego z prawem i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia, to odrębne obowiązki związane z prowadzeniem działalności leczniczej. Ich zakres zależy od charakteru i sposobu organizacji działalności.
Kontrola i konsekwencje braku regulaminu
Praktyki zawodowe podlegają nadzorowi i kontroli zgodności wykonywania działalności z przepisami prawa. Warto podkreślić, że przepisy ustawy nie wprowadzają automatycznej, sztywno określonej stawki kary finansowej nakładanej bezpośrednio za sam brak regulaminu organizacyjnego.
Jednak brak wymaganego regulaminu może zostać stwierdzony w toku kontroli zgodności wykonywania działalności leczniczej z obowiązującymi przepisami i skutkować koniecznością usunięcia stwierdzonych uchybień.
Podsumowanie i wsparcie prawne
Kwestia regulaminu organizacyjnego w fizjoterapii zależy przede wszystkim od miejsca i formy wykonywania świadczeń. Samodzielne, jednoosobowe gabinety we własnych lokalach co do zasady podlegają temu obowiązkowi (w formule uproszczonej), podczas gdy praktyka świadczona wyłącznie w cudzym zakładzie leczniczym na podstawie umowy może korzystać z ustawowego zwolnienia.
Prowadzenie praktyki fizjoterapeutycznej wymaga pewności formalnej i poukładanej dokumentacji. Kancelaria Radcy Prawnego Anny Ślefarskiej-Sarapaty w Kielcach oferuje kompleksową obsługę prawną sektora ochrony zdrowia. W ramach doradztwa pomagamy m.in. w prawidłowej kwalifikacji formy działalności, opracowaniu dedykowanych regulaminów oraz wdrożeniu procedur RODO.
Zapraszamy do kontaktu stacjonarnego w siedzibie Kancelarii w centrum Kielc przy ul. Karola Olszewskiego 6, lok. 2.19 lub do skorzystania z szybkiego i profesjonalnego doradztwa online dla klientów z całej Polski.
O Autorce:
Anna Ślefarska-Sarapata – radca prawny, członkini Okręgowej Izby Radców Prawnych w Krakowie oraz absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Specjalizuje się w prawie medycznym, kompleksowej obsłudze prawnej sektora ochrony zdrowia oraz zapewnianiu bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorcom z branży estetycznej i beauty. Na co dzień realizuje audyty, wdraża regulaminy organizacyjne i procedury RODO oraz zapewnia bieżące wsparcie prawne dla podmiotów leczniczych, gabinetów lekarskich, osób wykonujących zawody medyczne oraz salonów kosmetycznych. Autorka specjalistycznych artykułów publikowanych na ogólnopolskich portalach prawno-gospodarczych, w tym ekspert portalu INFOR.pl. Na co dzień prowadzi indywidualną Kancelarię Radcy Prawnego Anny Ślefarskiej-Sarapaty w Kielcach, świadcząc usługi stacjonarnie oraz w formie doradztwa online dla klientów z całej Polski.